September 20, 2021

Et si ce confinement était l’opportunité d’améliorer votre entreprise, de vous poser les bonnes questions ?

Entrepreneurs et chefs d’entreprise, faisons de cette mauvaise passe une opportunité.

Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant d’une entreprise ou indépendant, nous comprenons que cette période soit compliquée pour vous. Votre activité est ralentie (ou à l’arrêt), vous avez peu (ou pas) de visibilité sur le futur ce qui peut être (est) stressant et rempli d’incertitudes.
Mais, cette période de confinement est une unique opportunité pour prendre du recul sur votre situation, tant sur le plan personnel que professionnel.
Alors aujourd’hui on ouvre ses chakras : et si la crise du COVID-19 vous permettait enfin de vous poser les bonnes questions ?

Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant d’une entreprise ou indépendant, nous comprenons que cette période soit compliquée pour vous. Votre activité est ralentie (ou à l’arrêt), vous avez peu (ou pas) de visibilité sur le futur ce qui peut être (est) stressant et rempli d’incertitudes.
Mais, cette période de confinement est une unique opportunité pour prendre du recul sur votre situation, tant sur le plan personnel que professionnel.
Alors aujourd’hui on ouvre ses chakras : et si la crise du COVID-19 vous permettait enfin de vous poser les bonnes questions ?

Le côté pro 💼, le côté perso 🏡, on fait le point ensemble 🌡️..

9 min de lecture pour 90% de charge mentale en moins*, ça reste un bon investissement.
*chiffre non-objectif, mais ça reste entre nous 😉😘

Côté professionnel 💼

Dans la gestion quotidienne de votre activité, il est rare que vous ayez le temps de vous concentrer sur la stratégie globale de votre entreprise, ou bien de prendre du recul sur l’organisation interne de votre entreprise pour analyser ses performances. Cette période de confinement est une opportunité unique de se pencher sur le sujet, et nous allons vous donner les clefs pour vous poser les bonnes questions.

Première étape, le grand nettoyage
(de printemps 🌸)

Oui, la première étape n’est jamais la plus cool. Avant de mettre en place de nouvelles stratégies, un grand tri s’impose pour vous permettre d’y voir plus clair. C’est le moment où vous êtes tenté de simplement fermer la page de ce blog et faire comme si vous n’aviez jamais lu cet article. Mais croyez-nous, persévérez et vos efforts seront bénéfiques sur le long terme : pour vous, pour vos équipes, et vos clients. Allez, on continue !

Vous n’avez sûrement pas accès à vos locaux / bureaux (et de toute manière, nous n’allons pas vous demander d’aller y passer l’aspirateur). En revanche, un aspect souvent négligé est votre espace digital. En effet, tout comme on ferait le tri de ses placards, votre ordinateur, vos boîtes mails et vos espaces de stockage en ligne doivent aussi y passer. C’est important pour la productivité, et pour la sécurité. Donc on s’y met !

👉 Nettoyez votre ordinateur

L’ordinateur, c’est un élément central de votre activité. Cependant, votre efficacité en tant que gestionnaire d’entreprise peut être mise à mal si votre environnement de travail numérique n’est pas optimisé.

    À ce sujet, on vous partage
👉 Faites le tri de votre boîte mail

La boîte mail, c’est le point de contact principal entre vous, vos collaborateurs et vos clients.

  • Si vous faites un minimum bien les choses, vous avez déjà réparti vos mails en dossiers et sous dossiers logiques avec une couleur associée. Vous avez aussi activé vos libellés “Urgent” et “Relance”. C’est simple, mais ça vous permettra, par exemple, de ne plus oublier d’envoyer vos justificatifs / documents à votre expert-comptable 💡
  • Autrement, on vous conseille Cleanfox pour un premier tri, et cet article pour optimiser votre productivité grâce à une boîte mail organisée.
👉 Revoyez la sécurité informatique de votre entreprise

Le sujet est vaste, mais il faut y veiller de près ; et ce, dès le début de sa transformation digitale. L’actualité le démontre avec une recrudescence des attaques en ligne.

  • Nous vous conseillons de prendre un moment pour vérifier la checklist RGPD, ainsi que vos obligations légales en termes de protection des données.
  • Vous pouvez également consulter cette checklist pour la sécurité informatique de votre entreprise, et prendre les mesures nécessaires sur les sujets sensibles.

Deuxième étape, prenez du recul avant de foncer tête baissée 🧱

👉 Visualisez vos axes stratégiques d’amélioration (le Business Process Mapping)

Maintenant que vous avez fait le tri jusque dans les petits coins poussiéreux dont personne ne s’occupe jamais, il est temps de prendre du recul pour analyser votre entreprise dans sa globalité. Pour ça, nous allons cartographier les activités de votre entreprise. Ça fait très scientifique, mais rien de bien compliqué, et cela va vous être très utile pour la suite 🚀.

Avant de commencer, munissez-vous de papier, post-it, ou utilisez vos murs si vous comptez refaire la peinture durant cette période de confinement 🎨. Vous pouvez (devez) également lire cet article pour bien comprendre l’utilité du BPM.

  • Assurez-vous d’avoir un espace qui restera disponible au moins plus d’une journée. Le but n’est pas seulement de mettre en perspective l’ensemble de vos processus opérationnels, mais de les analyser pour : les modifier, ou les améliorer. Et pour ça, l’idéal est de pouvoir visualiser votre schéma.
  • Maintenant, c’est l’heure de la création ! N’hésitez pas à inviter vos collaborateurs à participer, notamment ceux qui seraient dans des branches “indépendantes” de votre organisation pour être sûr de ne rien oublier. Vos collaborateurs sont une mine d’or pour vous faire remonter les problèmes de gestion quotidienne et les tâches sans valeur ajoutée, il faut “simplement” libérer leurs paroles. Et plus il y a de cerveaux, plus c’est efficace ! 🧠
  • Une fois le BPM réalisé, prenez l’air (pas plus de 1 kilomètre autour de chez soi), ou écoutez les conseils que porte une bonne nuit de sommeil 💤 . Le cerveau frais, le but est maintenant d’analyser son organisation interne, en prêtant une attention toute particulière aux relations entre différents acteurs en vous posant les bonnes questions. Pouvez-vous simplifier un processus ? L’optimiser, ou réduire le nombre de parties prenantes ? C’est en vous servant de la connaissance profonde de votre entreprise et en faisant preuve d’objectivité et d’ouverture d’esprit que vous pourrez remettre en question le fonctionnement de votre entreprise, pour l’améliorer.

Par exemple :

  • Votre processus de facturation peut-il être raccourci ? Libeo, Quickbooks, Henrri, Zervant, ça vous dit quelque chose ? Si non, il faut se renseigner, ça en vaut la peine !
  • La gestion de vos relations et les interactions avec votre entreprise, avec vos clients (potentiels et actuels) sont-elles optimales ? Connaissez-vous Hubspot, Zoho, Monday ou une autre solution plus spécialisée sur votre secteur d’activité ? Aujourd’hui les logiciels de CRM ne se limitent pas aux relations clients : on considère qu’ils s’étendent à la gestion des relations avec toutes les parties prenantes qui sont importantes pour une entreprise, telles que les collègues, les fournisseurs, les revendeurs, les investisseurs…
  • Sur quels sujets perdez-vous de l’énergie, du temps et de l’argent ? Votre mutuelle par exemple ? Les RH ? Pour réduire la paperasse et l’opacité (plus besoin d’être un expert pour respecter toutes vos obligations), il y a Alan. Pour simplifier la gestion de paies et RH, il y a Payfit ..

Valentin veille à ce que nos stratégies d’abordage ou d’accostage soient propices aux conditions, à la cible et à nos objectifs. Il est garant de la distribution d’une expérience client réussie. Si Trésoria a le vent en poupe c’est de sa faute. 😎

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